Accesos, usuarios y cupos

En Talklyt hay dos listas de personas que conviene no confundir. Accesos son las personas que pueden entrar a Talklyt y ver los datos. Usuarios de Teams son las personas cuyas llamadas analiza Talklyt, aunque nunca entren a la aplicación. Los cupos de tu plan definen a cuántos usuarios de Teams se les analizan las llamadas. Esta página explica las tres cosas.

Roles#

Consejo: algunas cuentas antiguas tienen el rol "Usuario". En Accesos aparecen como Solo lectura. Si les cambias el rol, pasan a uno de los roles actuales.

Accesos: quién puede entrar a Talklyt#

Solo las personas que autorices en Configuración › Accesos pueden entrar a Talklyt con su cuenta de Microsoft 365. El resto de tu organización no tiene acceso, aunque esté en tu directorio.

La pantalla tiene dos pestañas:

• Con acceso: personas que hoy pueden entrar.
• Sin acceso: personas a las que se les quitó el acceso. Puedes devolvérselo.

Cada pestaña muestra cuántas personas hay entre paréntesis.

Nadie puede modificar su propio acceso ni el del propietario. Por eso esas filas no tienen acciones.

Dar acceso a una persona

Quién puede: propietario (a administradores y solo lectura) y administrador (solo a solo lectura).

1. Entra a Configuración › Accesos.
2. Haz clic en Dar acceso.
3. En Persona, escribe al menos 2 caracteres del nombre o del correo.
4. Elige a la persona en Resultados del directorio. Cada resultado muestra el nombre, el correo y, si existen, el cargo y el departamento.
5. En Rol, elige Solo lectura o Administrador. Si eres administrador, solo ves Solo lectura y el aviso Solo el propietario puede dar acceso de administrador.
6. Haz clic en Dar acceso.

Verás el mensaje (nombre) ya puede entrar a Talklyt. La persona entra con el botón de Microsoft en la pantalla de inicio de sesión. Consulta Iniciar sesión.

Solo puedes dar acceso a personas que:

• Están en el directorio de Microsoft 365 de tu organización y Talklyt ya las sincronizó.
• Tienen la cuenta habilitada en Microsoft 365.
• No son cuentas de recursos (operadoras automáticas o colas).
• No tienen ya acceso.

Si no encuentras a alguien, verás No hay personas sin acceso que coincidan con la búsqueda. Puede que ya tenga acceso, que su cuenta esté deshabilitada o que se haya creado hoy en Microsoft 365 y Talklyt aún no la haya sincronizado. Los usuarios se actualizan una vez al día.

Importante: el acceso que das aquí es siempre con la cuenta de Microsoft 365 de la persona. Talklyt no le crea contraseña. Las cuentas con correo y contraseña, como la del propietario que se registró así, siguen entrando con su contraseña.

Cambiar el rol

Quién puede: solo el propietario.

1. Entra a Configuración › Accesos, pestaña Con acceso.
2. En la columna Rol de la persona, elige Administrador o Solo lectura.

El cambio se guarda al instante y ves (nombre) ahora tiene el rol (rol). Las sesiones abiertas de esa persona se cierran, así que debe volver a iniciar sesión con su nuevo rol.

Quitar el acceso

Quién puede: propietario (a administradores y solo lectura) y administrador (solo a solo lectura).

1. Entra a Configuración › Accesos, pestaña Con acceso.
2. Haz clic en Quitar acceso en la fila de la persona.
3. Confirma con Quitar acceso.

La persona deja de poder entrar y sus sesiones abiertas se cierran al instante. Pasa a la pestaña Sin acceso. Quitar el acceso no borra a la persona de Microsoft 365 ni sus llamadas.

Devolver el acceso

Quién puede: propietario y administrador, con las mismas reglas de rol.

1. Entra a Configuración › Accesos, pestaña Sin acceso.
2. Haz clic en Devolver acceso en la fila de la persona.

Todos estos cambios quedan en la auditoría, en el área Accesos.

Usuarios de Teams#

La página Usuarios de Teams muestra las personas de tu directorio de Microsoft 365 y las que creaste a mano. Talklyt usa esta lista para saber de quién es cada llamada, su departamento (para el costeo por departamento) y su número de Direct Routing.

Esta página no está en el menú. Para abrirla:

1. Entra a Configuración › Suscripción.
2. En la sección Usuarios con cupo, haz clic en Administrar usuarios (departamento, extensión y teléfono).

También puedes llegar desde la etiqueta de cupo de un usuario, que lleva a la sección de cupos.

Cómo se mantiene al día

Una vez al día, Talklyt actualiza la lista desde Microsoft 365:

• Agrega a las personas nuevas del directorio.
• Actualiza el nombre, el correo, el departamento, el cargo, si la cuenta está habilitada, si es una cuenta de recursos y las licencias de Teams y Teams Phone.
• Completa el teléfono solo si está vacío. Si ya escribiste el número a mano, Talklyt no lo cambia, porque la línea de Direct Routing no está en el directorio.
• Marca como Ya no está en Microsoft 365 a quien salió del directorio. Si vuelve, se reactiva.

Además, si llama alguien que Talklyt todavía no conoce, lo sincroniza en ese momento. Los usuarios creados a mano no se tocan.

Importante: si Microsoft devuelve una lista con demasiadas personas faltantes a la vez, Talklyt no da de baja a nadie. Así se evita perder usuarios por un error temporal.

Tarjetas de resumen

Arriba de la tabla ves cinco números:

• Total: usuarios en la lista.
• Con teléfono: usuarios con número.
• Con Teams: usuarios con licencia de Teams.
• Phone System: usuarios con licencia de Teams Phone.
• Activos: usuarios activos.

La tabla

Estados posibles:

Pasa el puntero sobre el estado para ver la explicación.

Consejo: si desmarcas Usuario activo en un usuario creado a mano, la tabla también lo muestra como Ya no está en Microsoft 365.

Etiquetas de cupo:

• Con cupo: sus llamadas se analizan.
• Llamó sin cupo · (fecha): hizo llamadas sin tener cupo y esas llamadas no se guardaron. Consulta Cupos.

Buscar y filtrar

• Escribe en Buscar por nombre, email o teléfono... para buscar en toda la lista.
• Haz clic en Filtrar y elige Todos, Con teléfono, Sin teléfono, Activos o Inactivos. Debajo aparece Filtro activo: con una X para quitarlo.

La tabla muestra 20 usuarios por página. Usa Anterior y Siguiente para moverte.

Importante: el filtro se aplica solo a la página que estás viendo, no a toda la lista. El pie de la tabla lo indica, por ejemplo: "5 de 20 usuarios de la página 1 coinciden con el filtro (340 usuarios en total)". Para encontrar a alguien en toda la lista, usa la búsqueda.

Editar un usuario

Quién puede: propietario y administrador.

1. Haz clic en el ícono de lápiz (Editar) de la fila.
2. Cambia los campos que necesites.
3. Haz clic en Guardar.

Qué puedes editar depende del origen del usuario:

En los usuarios de Microsoft 365 ves el aviso: Nombre, departamento, cargo y estado se actualizan solos desde Microsoft 365 cada día. Aquí puedes editar el teléfono y la extensión (la línea de Direct Routing no está en el directorio). Para cambiar el departamento de un usuario de Microsoft 365, cámbialo en Microsoft 365 y espera la siguiente actualización diaria.

Crear un usuario a mano

Quién puede: propietario y administrador.

Úsalo para líneas que no están en tu directorio de Microsoft 365.

1. Haz clic en Nuevo Usuario.
2. Completa Email (UPN) y Teléfono, que son obligatorios. Escribe el teléfono en formato internacional, por ejemplo +573001234567.
3. Si quieres, completa Nombre, Extensión, Departamento y Cargo. Si dejas el nombre vacío, Talklyt usa la parte del correo antes de la @.
4. Haz clic en Guardar.

Si ya existe un usuario con ese correo, Talklyt no lo crea.

Importar usuarios

Quién puede: propietario y administrador.

La importación recibe los datos en formato JSON (una lista entre corchetes).

1. Haz clic en Importar.

2. En Datos JSON, pega la lista. Ejemplo:

   [
     {
       "userPrincipalName": "ana.perez@tuempresa.com",
       "displayName": "Ana Pérez",
       "phoneNumber": "+5716012345",
       "extension": "1234",
       "department": "Ventas",
       "jobTitle": "Gerente"
     }
   ]
   

3. Haz clic en Importar.

Reglas:

• userPrincipalName y phoneNumber son obligatorios. Los usuarios sin alguno de los dos se omiten.
• Si un usuario ya existe, se actualiza.
• Puedes importar hasta 5.000 usuarios a la vez.

Al terminar ves, por ejemplo, Importados: 12 nuevos, 3 actualizados. Si el texto no es una lista JSON válida, ves JSON inválido o El formato debe ser un array JSON.

Eliminar un usuario

Quién puede: propietario y administrador.

1. Haz clic en el ícono de papelera (Eliminar) de la fila.
2. Confirma en ¿Eliminar usuario?.

Importante: si eliminas un usuario que sigue en tu directorio de Microsoft 365, la actualización diaria lo vuelve a crear. Para que deje de aparecer, retíralo del directorio.

Crear, editar, importar y eliminar usuarios queda en la auditoría, en el área Usuarios.

Cupos#

Tu plan incluye un número de cupos. Solo se analizan las llamadas de los usuarios con cupo. Las cuentas de recursos (operadoras automáticas y colas) no ocupan cupo y sus llamadas se procesan siempre.

Cómo se asignan

• Durante la prueba gratis no hay límite. Cada usuario que hace o recibe una llamada recibe un cupo automáticamente.
• Con un plan pagado, Talklyt asigna cupo automáticamente a quien llama mientras queden cupos libres.
• Cuando no quedan cupos, las llamadas nuevas de un usuario sin cupo no se guardan. El usuario queda marcado con Llamó sin cupo · (fecha) y la sección de cupos muestra un aviso.
• Cuando un usuario sale del directorio o su cuenta se deshabilita en Microsoft 365, su cupo queda libre.

Consulta los planes en Suscripción, pagos y facturas.

La sección Usuarios con cupo

Está en Configuración › Suscripción. Muestra:

• El uso, por ejemplo 18 de 20 cupos usados, con una barra. Durante la prueba ves Sin límite durante la prueba.
• El aviso N usuarios hicieron llamadas sin cupo: sus llamadas no se están analizando, si aplica.
• Una tabla con los usuarios activos que tienen cupo, que llamaron sin cupo o que tienen número.

Usa Buscar por nombre, correo, departamento o número para filtrar la tabla.

Asignar o liberar cupos

Quién puede: propietario y administrador.

1. Entra a Configuración › Suscripción y baja hasta Usuarios con cupo.
2. Marca las casillas de los usuarios. Con la casilla del encabezado (Seleccionar todos) marcas todos los que ves.
3. Haz clic en Asignar cupo (N) para darles cupo a los seleccionados que no lo tienen, o en Liberar cupo (N) para quitárselo a los que sí lo tienen.

Verás Cupos asignados o Cupos liberados. Liberar siempre se permite. Asignar solo funciona si quedan cupos libres; si no, Talklyt te pide liberar usuarios o subir de plan. Si tienes programado un cambio a un plan con menos cupos, el límite que se aplica es el del plan nuevo.

Los cambios de cupos quedan en la auditoría como Cambió los puestos.

Consejo: al asignar un cupo, las llamadas futuras de esa persona se analizan de inmediato. Para recuperar las que se descartaron, haz una sincronización manual del periodo.

Importante: si tienes más usuarios con cupo que los que incluye tu plan y se vence el plazo para ajustarlo, Talklyt solo procesa las llamadas de los primeros usuarios que recibieron cupo, hasta el límite del plan. Consulta Suscripción, pagos y facturas.

¿Necesitas ayuda? Escribe a supporttalklyt@talklyt.com.