Costos y costeo por departamento
Ver el gasto, repartirlo por departamento y analizarlo.
Talklyt calcula cuánto cuesta cada llamada saliente con las tarifas que configuras y te muestra ese gasto en el panel, en el historial de llamadas y en los reportes. Con el informe de costeo por departamento repartes la cuenta de telefonía entre las áreas de tu empresa, y con los presupuestos controlas que el gasto no se pase del tope.
Cómo se calcula el costo de una llamada#
- Solo tienen costo las llamadas salientes que alguien contestó y que duraron más de cero segundos. Las entrantes, las internas y las salientes no contestadas no suman gasto.
- El valor sale de la regla del plan de tarifas por defecto que coincide con el número marcado. Si no hay plan por defecto o ninguna regla coincide, la llamada queda sin costo.
- Si cambias las tarifas, puedes recalcular los costos desde Tarifas. Consulta Tarifas.
- El costo de una llamada incluye el de sus tramos (transferencias o desvíos).
Importante: el costo es una estimación con tus tarifas, no la factura de tu operador. Para que coincida, las tarifas en Talklyt deben ser las mismas de tu contrato.
Moneda#
Los costos se muestran en la moneda de tu plan de tarifas. Para la mayoría de las organizaciones es el peso colombiano (COP), que se muestra sin decimales. Los reportes y los presupuestos usan la moneda más frecuente entre tus llamadas con costo; si todavía no hay ninguna llamada con costo, usan COP.
Consejo: usa una sola moneda en todos tus planes de tarifas. Así los totales, los reportes y los presupuestos suman siempre en la misma moneda.
Dónde ves los costos#
En el panel
En Panel, al personalizar tu panel con Agregar widget, el grupo Costos tiene estos widgets:
- Costo del mes
- Costo por departamento (mes)
- Costo por destino (mes)
- Costo por día (30 días)
- Costo por tipo de marcación
- Presupuestos del mes, con el avance de cada presupuesto
En un Widget personalizado también puedes usar las métricas Costo y Costo promedio por llamada. Consulta Panel.
En el historial de llamadas
En Llamadas, la columna Costo muestra lo que costó cada llamada (puedes mostrarla u ocultarla con el selector de columnas). Cuando una llamada tiene tramos, el costo incluye el de todos ellos; al pasar el mouse verás Incluye el costo de los tramos (transferencias o desvíos). Las llamadas sin costo muestran un guion (-). Consulta Historial de llamadas.
En los reportes
Varios informes de Reportes traen costos:
- Resumen ejecutivo: el costo total y la comparativa con el periodo anterior.
- Análisis de costos: el informe completo del gasto (ver abajo).
- Costeo por departamento: el reparto por área (ver abajo).
También puedes armar tu propio informe en Mis informes con las secciones Costos, Evolución, Costo x Depto, Por Departamento, Destinos o Estadísticas. Consulta Reportes.
Informe Análisis de costos#
El informe Análisis de costos (para Finanzas) muestra la distribución del gasto por destinos, usuarios y tipos de llamada, y su evolución en el tiempo. Trae estas secciones:
| Sección | Qué muestra |
|---|---|
| Resumen | Llamadas totales, duración y costos del periodo. |
| Evolución | Gráfico de línea con la tendencia del costo en el tiempo. |
| Costos | Gráfico de distribución del costo por destino. |
| Tipo de llamada | Llamadas y costo por tipo de llamada. |
| Destinos | Tabla con las métricas de cada destino. |
| Estadísticas | Tabla con las métricas de cada usuario. |
Para generarlo:
- Abre Reportes, pestaña Informes.
- En Filtros globales, elige Desde, Hasta y el Formato (PDF o Excel).
- En la tarjeta Análisis de costos, haz clic en Descargar PDF o Descargar Excel.
Costeo por departamento (chargeback)#
El informe Costeo por departamento reparte el costo de las llamadas entre los departamentos de tu organización. Sirve para facturar internamente la telefonía a cada área y para el control presupuestal.
Qué departamento cuenta
Cada llamada se asigna al departamento actual de la persona que la hizo (en una saliente) o la atendió (en una entrante). No se usa el departamento que la persona tenía cuando hizo la llamada.
Importante: si una persona se cambia de área, todas sus llamadas del periodo, también las anteriores al cambio, pasan a su departamento nuevo. Si necesitas el reparto de un mes cerrado, descárgalo y guárdalo al cerrar el mes.
- El departamento viene del directorio de Microsoft 365 y se actualiza solo cada día. Para corregirlo, cámbialo en Microsoft 365.
- La asignación sigue a la persona aunque cambie su correo de Microsoft 365.
- Las llamadas de personas sin departamento, y las que no llegaron a ninguna persona (por ejemplo, las que se quedaron en la operadora automática), quedan en Sin asignar. Así el total siempre cuadra con el costo total del periodo.
Qué trae el informe
| Sección | Qué muestra |
|---|---|
| Resumen | Llamadas totales, duración y costos del periodo. |
| Costo x Depto | Gráfico de distribución del gasto entre departamentos. |
| Por Departamento | Tabla con departamento, usuarios, total de llamadas, duración total, costo total y porcentaje del gasto. |
Los departamentos salen ordenados de mayor a menor costo.
El Excel del costeo
En formato Excel, el informe trae la hoja Costeo por Departamento con estas columnas:
- Departamento
- Usuarios
- Total Llamadas
- Duración Total (s) (en segundos)
- Costo Total (con el formato de la moneda; en COP, sin decimales)
- % del Gasto
La hoja tiene fórmulas, no solo valores:
- El % del Gasto de cada fila se calcula con una fórmula sobre el costo, así la columna suma exactamente 100 %.
- La fila TOTAL suma las llamadas, la duración, el costo y el porcentaje con fórmulas.
Consejo: si corriges un valor en la hoja (por ejemplo, para mover el costo de un área a otra), los porcentajes y los totales se recalculan solos.
Generar el costeo
- Abre Reportes, pestaña Informes.
- En Filtros globales, elige el periodo en Desde y Hasta. Para un cierre mensual, usa del primer al último día del mes.
- En Formato, elige Excel si vas a trabajar las cifras, o PDF para compartirlo.
- En la tarjeta Costeo por departamento, haz clic en Descargar Excel o Descargar PDF.
Para recibirlo cada mes sin entrar a Talklyt, haz clic en Programar envío en la misma tarjeta, elige Mensual y el periodo El mes pasado. Consulta Reportes.
Quién puede: todos los roles pueden descargar el costeo. Programar el envío por correo es para el propietario, los administradores y los usuarios.
Controlar el gasto#
- Presupuestos: fija un tope de gasto mensual para toda la organización o por departamento, con la proyección al cierre del mes. El gasto por departamento usa el mismo criterio que el costeo (el departamento actual de cada persona). Consulta Presupuestos de gasto.
- Alertas: Talklyt te avisa si el gasto de un día es muy superior al promedio y cuando un presupuesto cruza sus umbrales. Consulta Alertas.
- Tarifas: revisa que tus planes de tarifas estén completos y actualizados. Consulta Tarifas.