Organización y conexión con Microsoft 365

Esta página explica los ajustes que aplican a toda tu organización en Talklyt: la zona horaria, el logo de los reportes, la conexión con Microsoft 365 (de la que dependen las llamadas que ves) y la página de sincronización, donde compruebas que las llamadas llegan bien. Si algo no está conectado, Talklyt no puede leer las llamadas de Teams.

Dónde está cada ajuste#

Las opciones Organización, Azure AD, Suscripción, Accesos y Auditoría solo aparecen en el menú para el propietario y los administradores. Si una persona de solo lectura abre una de esas direcciones, Talklyt la lleva al Panel.

Identificador de la organización#

Quién puede: propietario y administrador.

En Configuración › Organización, la tarjeta Identificador de la organización muestra el nombre corto y único de tu organización en Talklyt (por ejemplo, contoso). Las personas que entran con correo y contraseña lo escriben en el campo Organización del inicio de sesión; quienes entran con Microsoft no lo necesitan.

1. Abre Configuración › Organización.
2. Haz clic en Copiar junto al identificador. Ves Identificador copiado.
3. Compártelo con las personas que vayan a entrar con correo y contraseña. Consulta Iniciar sesión.

El identificador no se puede cambiar desde la aplicación. Si lo necesitas, escribe a supporttalklyt@talklyt.com.

Zona horaria#

Quién puede: propietario y administrador. Las demás personas no tienen acceso a esta pantalla.

Microsoft guarda las llamadas en hora UTC. Talklyt las muestra en la hora de tu organización. El panel, los reportes, las colas, las alertas y los envíos programados agrupan por día y por hora con esta zona. Por ejemplo, una llamada a las 11:30 p. m. de Bogotá cuenta para ese día y no para el siguiente.

Si nadie ha elegido una zona todavía, Talklyt usa la de Bogotá y la pantalla lo dice con el aviso Todavía no se ha elegido: se usa la zona por defecto (Bogotá).

Cambiar la zona horaria

1. Entra a Configuración › Organización.
2. En la sección Zona horaria, abre la lista y escribe parte del nombre para buscar (por ejemplo, "Bogota" o "Mexico"). Cada opción muestra su diferencia con UTC, por ejemplo America/Bogota (UTC-5).
3. Debajo de la lista ves Ahora en tu organización: con la fecha y la hora actuales en la zona elegida. Úsalo para confirmar que es la correcta.
4. Si tu equipo ya está en la zona correcta, puedes hacer clic en Usar la de este equipo en lugar de buscarla. Este enlace solo aparece si la zona de tu equipo es distinta de la elegida.
5. Haz clic en Guardar zona horaria. El botón se activa solo cuando eliges una zona distinta de la guardada.

Al guardar ves un mensaje como Zona horaria guardada. Se recalcularon 3 envíos programados. Talklyt recalcula la próxima fecha de envío de cada reporte programado para que salga a la hora elegida en la nueva zona. El panel, las colas y los reportes se actualizan de inmediato.

Importante: el cambio de zona afecta a toda la organización, no solo a ti. Las llamadas no cambian: lo que cambia es el día y la hora en que se agrupan.

Consejo: la exportación a Excel del Registro de auditoría también usa esta zona horaria.

Logo de la organización#

Quién puede: propietario y administrador. Las demás personas no ven esta sección.

El logo aparece en los reportes PDF que genera Talklyt.

1. Entra a Configuración › Mi Cuenta.
2. Busca la sección Branding de la Organización.
3. Arrastra una imagen al recuadro o haz clic en él para elegir un archivo.
4. Espera a que termine la carga. Verás el logo actual y la fecha en que se subió.

Requisitos del archivo:

• Formato PNG, JPEG, GIF o WebP.
• Máximo 2 MB.
• Recomendado: fondo transparente (PNG) y unos 400 x 150 píxeles, o esa proporción. Talklyt lo ajusta solo en los reportes.

Para quitarlo, haz clic en Eliminar logo y confirma. Los cambios de logo quedan en la auditoría.

Conexión con Microsoft 365#

Talklyt lee las llamadas de Teams y los usuarios de tu directorio con permisos de Microsoft 365 que concede tu organización. La pantalla está en Configuración › Azure AD y su título es Configuración de Azure AD.

Hay dos formas de conexión. La pantalla muestra una u otra según cómo esté configurada tu organización.

Las organizaciones que se dan de alta con Microsoft 365 usan la app de Talklyt desde el principio. Consulta Dar de alta tu organización.

Permisos que usa Talklyt

Talklyt solo lee. No hace llamadas, no enruta llamadas y no cambia nada en tu Microsoft 365.

Con la app de Talklyt

La tarjeta Conectado con Microsoft 365 muestra:

• Organización: el nombre de tu organización en Microsoft 365.
• Dominio principal: por ejemplo, tuempresa.com.
• Tenant ID: el identificador de tu directorio.
• El estado de los permisos, en una etiqueta arriba a la derecha.
• Permisos concedidos a Talklyt: la lista de permisos. Se marcan en verde cuando están concedidos.

Estados posibles:

Volver a conceder permisos

Quién puede: solo el propietario. Los administradores ven el aviso Solo el propietario de la organización puede conceder permisos o desconectar Microsoft 365.

1. Entra a Configuración › Azure AD.
2. Haz clic en Volver a conceder permisos. Este botón aparece cuando el estado no es Conectado.
3. Microsoft te pide iniciar sesión. Usa una cuenta de administrador global de Microsoft 365 de tu organización.
4. Acepta los permisos.
5. Microsoft te devuelve a Talklyt y ves el mensaje Permisos concedidos. Talklyt ya puede leer las llamadas de tu organización.

Si Microsoft todavía está aplicando los permisos, ves Microsoft aún está aplicando los permisos. Espera unos minutos e inténtalo de nuevo. Si rechazas los permisos, ves Permisos no aceptados. Si inicias sesión en otra organización de Microsoft 365, ves La organización no coincide.

Desconectar Microsoft 365

Quién puede: solo el propietario.

1. Entra a Configuración › Azure AD.
2. Haz clic en Desconectar.
3. Lee el aviso ¿Desconectar Microsoft 365? y confirma con Sí, desconectar.

Talklyt deja de sincronizar las llamadas de tu organización. Las llamadas ya importadas se conservan. El estado pasa a Acceso perdido y aparece el botón Volver a conceder permisos por si quieres reconectar.

Importante: desconectar en Talklyt no borra los permisos en Microsoft. Para retirar el acceso por completo, un administrador global debe eliminar además la aplicación empresarial Talklyt en Microsoft Entra ID.

Con una app propia (configuración anterior)

Algunas organizaciones conectaron Talklyt con una aplicación registrada en su propio Microsoft Entra. En ese caso la pantalla muestra:

• Estado de la Conexión, con la etiqueta Conectado, No configurado o Secret no válido.
• Tenant ID, Application ID, Configurado el y Configurado por.
• Un recuadro Recomendado: usar la app de Talklyt (sin secretos).
• El formulario Configurar Conexión (o Actualizar Configuración si ya existe).
• La ayuda ¿Cómo obtener estos valores?.

Pasarte a la app de Talklyt (recomendado)

Quién puede: solo el propietario.

1. Entra a Configuración › Azure AD.
2. En el recuadro Recomendado: usar la app de Talklyt (sin secretos), haz clic en Conectar con la app de Talklyt.
3. Inicia sesión como administrador global de Microsoft 365 y acepta los permisos CallRecords.Read.All y User.Read.All.
4. Al volver, la pantalla muestra la tarjeta Conectado con Microsoft 365.

Si ves Primero configura el Tenant ID de tu organización en el formulario de abajo y guarda la configuración., completa antes el formulario con el Tenant ID.

Después de pasarte, ya no necesitas renovar secretos. Puedes eliminar la aplicación propia en tu Microsoft Entra cuando confirmes que las llamadas siguen llegando.

Configurar o actualizar la app propia

Quién puede: propietario y administrador.

1. Completa los campos:
   • Tenant ID: el ID del directorio (tenant) de tu organización.
   • Application (Client) ID: el ID de la aplicación registrada.
   • Client Secret: el valor del secreto de cliente, no su ID. Si ya hay uno guardado, déjalo en blanco para mantenerlo o escribe uno nuevo para cambiarlo. Usa el ícono del ojo para ver lo que escribes.
2. Haz clic en Probar Conexión si quieres comprobar los datos antes de guardar. Esta prueba necesita el permiso opcional Organization.Read.All.
3. Haz clic en Guardar Configuración.

La aplicación necesita los permisos de tipo Application de Microsoft Graph de la tabla anterior, con el consentimiento de administrador concedido. Guardar esta configuración queda en la auditoría como Cambió la conexión con Microsoft 365. El secreto nunca se muestra en el registro.

Importante: si ves Secret no válido, el secreto guardado ya no se puede usar. La sincronización falla hasta que escribas de nuevo el Client Secret y guardes. Lo mismo pasa cuando el secreto vence en Microsoft Entra.

Sincronización#

La página Sincronización del menú principal muestra si Talklyt está trayendo las llamadas de Microsoft 365. Todas las personas con acceso pueden verla.

Cómo funciona la sincronización automática

• Cada 5 minutos, Talklyt consulta las llamadas de Direct Routing de las últimas 24 horas. Ese margen permite recoger llamadas que terminaron tarde o que Microsoft publicó con retraso. Una llamada que ya está guardada no se duplica: solo se actualiza si Microsoft cambió sus datos.
• Después, Talklyt completa el recorrido de las llamadas entrantes (quién contestó, colas, buzón de voz). Por eso una llamada entrante puede tardar unos minutos más en mostrar su resultado final.
• Una vez al día, Talklyt actualiza los usuarios desde el directorio de Microsoft 365. Consulta Accesos, usuarios y cupos.
• Si la plataforma tiene activas las llamadas internas de Teams, Talklyt se suscribe solo a los avisos de Microsoft para esas llamadas. No tienes que configurar nada.

La sincronización se detiene si:

• Se pierde el permiso de Microsoft 365 (estado Acceso perdido).
• Con app propia, falta el secreto o ya no es válido.
• Terminó la prueba gratis o hay un pago vencido. Consulta Suscripción, pagos y facturas.

Qué muestra la página

Estado Actual, con la última sincronización registrada:

• Estado: En progreso, Completado o Fallido.
• Última sincronización: cuándo empezó.
• Registros Insertados: cuántas llamadas nuevas guardó.

Este recuadro se actualiza solo cada 10 segundos.

Historial de Sincronizaciones, con las 20 más recientes:

Sincronizar a mano

Quién puede: propietario y administrador. Las personas de solo lectura no ven esta sección.

Úsalo para traer un periodo concreto, por ejemplo después de reconectar Microsoft 365 o de asignar un cupo a alguien.

1. Entra a Sincronización.
2. En Sincronización Manual, elige Desde y Hasta con fecha y hora. Por defecto vienen las últimas 24 horas.
3. Haz clic en Iniciar Sincronización y espera. El botón muestra Sincronizando....
4. Al terminar ves Sincronización completada exitosamente y una nueva fila en el historial con el tipo Manual. Revisa el Estado de esa fila: es la que confirma si la sincronización terminó en Completado o en Fallido.

Reglas del rango:

• Desde debe ser anterior a Hasta.
• El rango máximo es de 90 días por sincronización.
• Microsoft solo conserva 30 días de registros, así que pedir fechas más antiguas no trae nada.

Si ves Error al iniciar la sincronización, revisa la conexión en Configuración › Azure AD. La sincronización manual queda en la auditoría como Sincronizó las llamadas manualmente.

Consejo: las fechas de Desde y Hasta se interpretan en la hora de tu equipo.

Qué pasa si se retira el permiso en Microsoft 365#

Si un administrador de tu organización elimina la aplicación empresarial Talklyt o le quita los permisos en Microsoft Entra ID:

1. En la siguiente sincronización, Microsoft rechaza la consulta y Talklyt marca la conexión como Acceso perdido.
2. La sincronización automática se detiene. No llegan llamadas nuevas.
3. Las llamadas ya importadas se conservan y puedes seguir consultándolas.
4. Si tienes activa la alerta Sincronización con Microsoft, Talklyt crea una alerta crítica: Se revocó el permiso de Talklyt en Microsoft 365: no llegan llamadas nuevas. Consulta Alertas.

Para recuperar el servicio, el propietario debe usar Volver a conceder permisos. Después, sincroniza a mano el periodo sin datos (siempre que esté dentro de los últimos 30 días) para recuperar esas llamadas.

Si la sincronización simplemente deja de funcionar durante un tiempo, la misma alerta avisa cuando pasan más minutos de los configurados sin sincronizar.

¿Necesitas ayuda? Escribe a supporttalklyt@talklyt.com o revisa Solución de problemas.